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沟通方式面面观

   据一项调查表明,在企业中,员工每天上班时间要进行16 - 46分钟的沟通信息活动;对基层管理人员来说,他们工作时间的20% -50%用于同各种人进行语言沟通,如果加上各种方式的文字性沟通,诸如写报告最高可达工作时间的64%;而中层领导在工作时间内则有66% -89%的时间用于语言沟通,其中开会、找人谈话等,都属于沟通信息的内容,可见中层领导承担着大部分的沟通任务,起着重要的作用。一旦沟通不畅,或者沟通无效,就会造成不良的后果。因此,选择一个合适的沟通方式对中层领导来说尤为重要。那么,都有哪些沟通方式呢?实战型人力资源管理及必威体育app网站专家闫伟老师浅谈:沟通方式面面观

一、“直线”沟通

  所谓“直线”沟通,通俗点说就是要尽量减少沟通层级,因为在交谈过程中参加的人越多,其信息的真实性就越小。

    据说某部队1986年的一次命令传达是这样的:

    营长对值班军官说:明晚8点左右,咱们这个地区将有幸看到哈雷彗星,这种彗星每隔76年才能看到一次。所以,命令所有的士兵着野战服在操场上集合,我将向他们解释这一罕见的现象。当然,如果不幸下雨,就让他们在礼堂集合,我将为他们放一部有关彗星的影片。

    接到命令的值班军官对连长说:营长有令,明晚8点,操场上空将出现哈雷彗星。如果那时下雨的话,就让士兵穿着野战服列队前往礼堂,在那里欣赏76年一次的罕见现象。

    于是连长对排长说:根据营长的命令,明晚8点,非凡的哈雷彗星将军将身穿野战服在礼堂出现。如果操场上下雨,营长将下达另一个命令,这种命令每隔76年才会出现一次。

    排长回去后这样对班长说:明晚8点,营长将带着哈雷彗星在礼堂出现。这是每隔76年才有的事。如果下雨,营长将命令彗星穿好野战服到操场上去。

    最后,班长竟然这样对士兵说:明晚8点将下雨,到时候,著名的76岁的哈雷将军将在营长的陪同下身着野战服,开着他那“彗星”牌汽车,经过操场前往礼堂!

    多么可笑又不可思议的事情,然而事情确确实实这么发生了!为什么会出现如此大的传递差误?不正是经过多人的口口相传才造成的吗?由此可见,要使沟通的有效性达到最大化,以最直观、最快速的方式传递下去,中层领导就要采取与对方直接沟通的方式,减少中间人的传递,如此    才能使沟通更有效。

    二、委婉的方式,使沟通更顺畅

    GE前总裁杰克·韦尔奇曾这样说过:“我在各个大小会议上,或和员工私下聊天时,如果时间不恰当、气氛不恰当、对象不恰当,我是绝对不开口的。如果这三个条件具备的话,我常会以‘我觉得’(说出自己的感受)、‘我希望’(说出自己的要求或期望)为开端,‘同时’(变相反驳)为转折,结果常会令人极为满意。”

    其实这种行为可以帮助中层领导如何委婉而又不失礼貌地表达出自己的建议,同时又能给对方被尊重的满足感。这种行为还将会有效帮助你建立良好的上下级关系。作为中层领导的你,不妨试试这些技巧。

    三、不可忽视的非正式沟通

    如今的管理沟通,已不仅限于办公室、会议室内的“正式沟通”,手法也不仅限于“你问我答”式的座谈、访谈。因为这些方式的访谈,常会带有“居高临下”的态势,让员工心有所虑,口有所忌,事情说不深,问题谈不透,以至于使沟通效果大打折扣。所谓“非正式沟通”,是一种通过正式规章制度和正式组织程序以外的其他各种渠道进行的沟通。这种沟通能够使对方时时刻刻感受到领导的存在,感觉他们是为一个很有人情味的企业在工作,领导关心他们,并了解他们。这样就能够让对方和自己之间畅通无阻地交流,互相理解,紧密合作,以至于最大限度地发挥团队作用。如今,越来越多的中层领导开始使用这种沟通方式。

    1.书信沟通

素有“世界第- CEO”之称的通用电气公司前总裁杰克·韦尔奇,就十分喜欢使用“便条式沟通”。20多年来,他每天必做的事情之一就是亲自动笔给各级主管、普通员工乃至员工家属写便条,或征求对公司决策的意见,或询问业务进展,或表示关心关注。他认为,这种沟通方式更能拉近和员工的距离,而且这也是他能与下属们有效地传达重要观念的最佳方式,所以他乐此不疲。事实上也是如此,那些从他那里得到只言片语的员工,十分珍惜这样的沟通方式并乐此不疲地尽心工作。

    不仅如此,韦尔奇每个星期都会不事先通知地造访某些工厂和办公室;临时安排与下属共进午餐;工作人员还会从传真机上找到韦尔奇手书的便笺,上面是他遒劲有力又干净利落的字体。1987年,韦尔奇向公司员工发表演说时指出:“我们已经通过学习明白了‘沟通’的本质。它不像一场演讲或录音谈话,它也不是一种报纸。真正的沟通是一种态度,一种环境。它是所有流程的相互作用。它需要无数的直接沟通。它需要更多的倾听而不是侃侃而谈。它是一种持续的互动过程,目的在于创造共识。”

    作为中层领导要明白,有时你的一段或几个随意的字,就能领导和影响周围的人,其结果甚至会出乎你的意料。如果你想做个沟通高手,不妨像韦尔奇那样,打打电话、写写便条,使自己成为“非正式沟通”的一流中层。

    2.网络沟通

在网络盛行的今天,中层领导者们一定不可忽视网络这一沟通方式,QQ、电子邮件、微博、MSN等无一不是很好的选择。使用这种沟通方式的好处是,使沟通更融洽、没障碍。同时还可以打通时空阻隔,省去很多顾虑和不便。

为了与80后沟通更顺畅,应在沟通前首先把自己纳入与他们相同的语境中,重新考虑表达的内容、沟通的方式,运用合适的交流工具。

在Feedsky,员工们对工作进度的沟通以及其他方面的交流都依靠twit-ter,如今twitter已经成为公司内部的主要通信工具之一,同事问的沟通非常方便;在百度,每个员工的邮箱里都有许多同事的邮件,内容各异。而在邮箱的抄送栏里你可以点击任何一位员工和领导的邮箱。有兴趣和时间的员工们经常回复邮件,来回反馈,并将话题抄送给更多的人。当一个话题引起很多人共鸣,大家就会通过邮件相约到一起,原本陌路的同事因此增加了交流的机会,发现与自己有共同喜好的朋友。对于技术难题经常是“一方有难,八方支援”,集体的智慧可以迅速解决很多问题,也促进了团队的合作。

    可见,作为当今的中层领导,再运用开会等以前的沟通方式,显然有些“OUT”了,当然,每种沟通方式都有自身的优缺点,在某些情况下,必须采取某种沟通方式,这要视情况而定。尤其是在与80后们沟通时,中层领导们更应学会恰当使用网络,因为这代人更愿意接受陪伴他们·起成长的通信工具进行交流、沟通。

 
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